別小看電郵禮儀

自從網際網路大量使用在商業通信以後,汙衊前女友性慾強 惡男硬上弓重判12年,電子郵件(Email)已經成了企業或機構間每天最重要的溝通工具,亞泥大陸廠Q2獲利看漲,無論在公司內部或與外部通信,上海商銀無擔次債獲「twAA-」評等,都使用電郵來提高溝通的效率,去年砸死人…麗榮皇冠 外牆將全面檢修,因此相關的電郵禮儀漸漸受到重視,管理者也要求在文書禮儀中予以規範。
有很多人在網路上傳遞各式訊息,但是大量的文字和圖片,往往塞爆收件人的信箱,更糟的是會讓病毒循著管道散播,造成中毒,癱瘓通信。因此我們在與一群人做資訊分享時,應將收件人名單列在「密件副本」上,收信名單呈現「匿名收件人」(Undisclosed-Recipient),既可防止病毒傳布,也尊重收件人的隱私。
對於一些經常寄文章圖片與你分享的陌生朋友,我們也可以主動要求對方停止寄送,措詞要有禮貌,達到減少垃圾信件的目的。電子郵件快速方便,不過使用時也要格外小心,書寫或操作不當,都會損害人際關係;有些人習慣以電話、簡訊或LINE聯絡,書信文字表達技巧不夠圓融,因此書寫時要以「同理心」考量對方的立場,或另以電話及面對面討論等方式做澄清,以免造成誤會。
除了信件主旨要清楚、內容應有頭有尾,該有的稱呼、署名不能少之外,以下列舉幾項電郵禮儀原則,供您參考。
1.說明事項較多時可採條列式,並使用項目符號如「1. 2. 3.」等逐項列出,方便閱讀與回覆。
2.電郵中需要特別強調的事項,宜以畫底線或清楚的編排方式,提醒收信者注意。
3.盡可能使用正面語詞,避免引起不悅,例如以「相信各位一定可以……」來代替「如果不能 ……」。
4.正式Email不使用情緒符號,例如 :) 或 :-<
5.未經證實的資訊有可能是網路謠言,除非自己先做求證,別輕易傳送此類垃圾郵件或網路連鎖信(chain letters)給別人……
電郵寫作是一種禮儀的展現,更是一種態度的選擇,養成適切得體的溝通習慣,往往能為你帶來好人緣,許多主管、客戶、合作對象會「以信辨人」,Email就是一個人在電子互動時代的門面和妝容,千萬別小看這些細節的大影響啊。
●本文作者為聯合報系「聯合學苑」職場寫作課程講師,

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