不健忘的靈活工作術

改掉只以口頭委託或指示
如果稍留意觀察辦公室中的生態、上司與部下之間的往來互動，中研院士會議 砲轟稅制不公，可發現這樣的情況：
「A先生，江揆：未來防颱 應做預防性疏散，前幾天拜託你的資料完成了嗎？」「是的，歐巴馬 只能給嚴厲空洞聲明，做好了。」
「為什麼你會在這裡做總計呢？」「因為課長您是這麼說的呀。」
「我沒有做這樣的指示。」「不，吃好米…直接和農夫買，您確實有這麼說過。」
任何一家企業都曾上演過上述的羅生門。
如果只以口頭做指示，基隆愛三、仁二路口 21日增設行穿線，很可能發生這種問題。
或許受委託的一方會有理解力與記憶力、注意力不佳的情況，農保累計虧千億 綠委還加碼「免繳保費」，但委託的一方也會有無法正確傳達內容，或無法正確記住自己委託內容的問題。
以前我所受理的工作中，也曾因委託者說「不對」而發生重新修正和重做的情況。
當時，曾覺得不可理喻而非常生氣。如果職場上不斷發生這種狀況，就會變得聽不進別人說的話，整個職場的氣氛也會變得很差。
因此，不要只靠口頭傳達委託與指示！為了正確傳達给對方，甚至為了讓自己不忘記，必須將委託的內容化成書面。
記下委託內容時，要弄清楚目的（為什麼要做這項工作）、委託內容（將什麼資料做到什麼程度）、交付標的（結果要做到什麼程度）、期限（到何時為止）。此外，也要記載與其他部門的關係，或是該特別注意的項目等。
進行委託、指示時，要邊看書面資料邊進行，若有必要也應拷貝一份給對方。
書面資料可放入透明夾，收納在檔案盒裡，置於桌面上。若將透明夾依委託對象或內容做分類，取用時就會很方便。委託內容完成時，就從透明夾中取出資料，確認後便可丟掉委託書。如此，只會留下正在進行中的工作資料。
利用書面來減少不必要的修正或重做，也可避免職場上的矛盾或誤會。而且書面資料也能釐清委託的意圖，甚至思考是否真有委託的必要，有助於工作的效率化。
郵件依目的和內容建檔保存
某次，公司內部傳來一封「由於○○的截止日期已過，請儘快提出來」主旨的郵件，不要說截止日期，連○○是指什麼都毫無印象的我，心想「這究竟是什麼郵件呢？」
我試著打電話向寄件人確認，對方表示：「之前確實曾經寄出相關的通知郵件。」即使寄件人這麼說，但我還是無法理解，於是親自到對方的座位確認，對方的確傳送過「關於○○」的郵件，但我真的不記得了。
郵件與面對面的交談不一樣，往來互動會有時間的落差，一來一往之間，可能就會變成這種情況。
為了不忘記討論事件的原委，我們經常會在郵件最後附上以往的郵件內容，但這樣會使得郵件變得冗長而難以閱讀。
而且利用手機閱讀郵件的人也在增加中。手機的郵件不但有字數上的限制，還會以長度收費，所以也很難做很長的引用。
除了引用外，解決這個問題的最好方法，就是將郵件依目的和事件內容做分類，並按時間順序留存，以此方式歸檔，郵件間的關連性可一目了然。
例如，將檔案夾分成業績管理、商品企畫、交易、對○○先生的△△產品……並在各檔案夾中，細分出已讀或處理完畢的郵件。
這時不要放入未讀或未處理的郵件。為何？因為分類好的檔案夾，如果沒事就不會看，一旦放入未讀或未處理的郵件，就會積存很多根本沒看的郵件，這樣會引發很多後續的問題，所以不要用郵件軟體的自動分類功能，一定要自己用手移動。
此外，自己送出的郵件，若是相關的內容，也要移到同一檔案夾。這樣所有的互動往來就會一清二楚。
依「目的」來分類郵件，就能輕鬆確認到目前為止的郵件往來，或是自己詢問的內容。
只不過，依目的別來分類郵件，實際上可能會出現無法分類的狀況。
因為一封郵件中，有時會包括多件事情，例如「關於○○，請改為△△……對了，前幾天提到的╳╳事情，請在某月某日……」等。
遇到這種情況，雖然有點麻煩，但要複製後存入兩個不同「目的」的檔案夾。
充分管理好郵件，可以消除彼此認知的落差，並減少不必要的確認！
●摘自春光出版《不健忘的靈活工作術：溝通、開會、企畫不再轉身就忘的十種工作技巧》，